In den meisten aller Kanzleien werden die Akten der Mandanten inzwischen zwar elektronisch geführt, jedoch möchten die meisten Rechtsanwälte keinesfalls darauf verzichten, diese zusätzlich in Papierform anzulegen. Darüber hinaus ist es notwendig, dass wichtige Dokumente wie beispielsweise Vollstreckungstitel in Papierform vorliegen müssen um Gültigkeit zu haben, da nur auf diese Weise Ansprüche auch durchgesetzt werden können. Grundsätzlich ist es immer sinnvoll, die eigentliche Aktenführung einer Kanzlei in zwei verschiedene Arten aufzuteilen, so dass einerseits die fachspezifischen Akten der Mandaten geführt werden und zum anderen auch das Führen der Verwaltungsakten gewährleistet werden kann. Die Verwaltungsakten einer Kanzlei beinhalten ausschließlich Dokumente, die der internen Verwaltung der Kanzlei dienen und sollten daher ausschließlich separat gesichert werden. Zu den Dokumenten, die in den Verwaltungsakten aufbewahrt werden, gehören u. a. Nebenkostenabrechnungen sowie auch Personaldokumente der verschiedenen Mitarbeiter. Durch ein solches Ordnungssystem ist gewährleistet, dass die Akten besser gefunden werden, wenn man sie benötigt.

Um Mandanten-Akten übersichtlich führen zu können, eigenen sich insbesondere Hängeordner, die nach Alphabet sortiert sind. Zwar ist es dabei auch möglich, diese nach Aktenzeichen zu sortieren, jedoch kann man dann davon ausgehen, dass diese nicht so schnell gefunden werden und eine internen Liste von Aktenzeichen bedürfen. Gerade weil es in erfolgreichen Kanzleien auch oft dazu kommt, dass man immer wieder Mandate derselben Mandanten erhält, kann es durchaus sinnvoller sein, eine alphabetische Sortierung vorzunehmen, wobei man allerdings trotzdem für jeden einzelnen Fall auch eine separate Akte anlegen sollte. So kann man dauerhaft verhindern, dass Informationen und Dokumente aus unterschiedlichen Fällen durcheinanderkommen. Dadurch ist ein besserer Überblick möglich, die Abrechnung wird erleichtert und auch Fehler können minimiert werden, so dass davon auszugehen ist, dass keine fehlerhafte Gebührenerhebung erfolgen kann. Akten, die parallel geführt werden, sollten dabei grundsätzlich markiert werden, wobei im Handaktenbogen vermerkt werden kann, dass es sich um Parallelakten handelt.

Jeder Anwalt ist dazu verpflichtet, jeder bestehenden Akte grundsätzlich zu Anfang eine Prozessregisternummer zuzuordnen, was in modernen Kanzleien meist durch die Kanzleisoftware erfolgt und ein automatisierter Vorgang ist. Dabei ist jedoch zu beachten, dass elektronische Verarbeitung von Daten durchaus auch neue Fehlerquellen generiert, so dass man sich insgesamt davor schützen sollte. Denn natürlich kann es auch vorkommen, dass ein Virenbefall des PC-Systems oder auch ein Programmabsturz dafür sorgen könnte, dass Daten verloren gehen oder die elektronische Aktenführung vollkommen gelöscht wird, was letztendlich dazu führen würde, dass alle Daten neu eingegeben werden müssen. Dies würde deutlich Zeit und Nerven kosten, so dass es sinnvoll ist, sich in diesem Bereich nicht ausschließlich auf die EDV zu verlassen. Und darüber hinaus wäre es, bezogen auf rechtliche Vorschriften, durchaus als fahrlässig zu werten, da die Prozessregister lückenlos geführt werden müssen und deshalb eine ausschließlich elektronische Verwaltung den rechtlichen Bestimmungen und Standards entgegenstehen würde.

In welcher Weise die Prozessregisternummern den jeweiligen Mandanten zugeordnet werden, bleibt grundsätzlich eine interne Entscheidung der Kanzlei. Jedoch ist es sinnvoll, die laufenden Prozessregisternummern so aufzubauen, dass alle Mitarbeiter der Kanzlei möglichst viele Informationen schon aus diesen Nummern ableiten können. So kann beispielsweise die 45. Akte des Jahres 2012, die sich auf das Strafverfahren des Mandanten „Meier“ bezieht und durch den Rechtsanwalt „Mustermann“ bearbeitet wird, mit nachfolgender Prozessregisternummer versehen werden: M/Mu/S/0045-12. – Auf diese Weise kann die Akte jederzeit unter der Prozessregisternummer gefunden werden. Denn dies ist ein wichtiger Punkt und sollte immer durch das gewählte System ermöglicht werden. Darüber hinaus kann auch eine farbliche Kennzeichnung der unterschiedlichen Rechtsgebiete das Auffinden verschiedener Akten erleichtern.

Wird eine neue Akte angelegt, so sollte dabei grundsätzlich auch eine sogenannte Kollisionsprüfung vorgenommen werden, durch die sichergestellt wird, dass keine Mandate angenommen werden, bei denen ein Interessenkonflikt herrscht. Das bedeutet, dass keine Mandanten vertreten werden können, die zu einer gegnerischen Partei gehören. Denn dies würde das Vertrauen bereits bestehender Mandanten in die Kanzlei empfindlich stören, so dass diese sehr wahrscheinlich die Leistungen der Kanzlei nicht mehr in Anspruch nehmen würden. Eine sinnvolle Anwaltssoftware kann es durchaus ermöglichen, dass eine solche Prüfung praktisch schon automatisch durchgeführt wird.

Grundsätzlich sollte jede Akte auch ein entsprechendes Deckblatt aufweisen, welches als Handaktenbogen bezeichnet wird. Dieses steht allen anderen Unterlagen voran und enthält notwendige Informationen bzw. eine Übersicht der Informationen, die dem jeweiligen Mandat zugeordnet sowie auch die Prozessregisternummer. Zu den notwendigen Informationen gehören typischerweise die Adress- und Telefondaten der beteiligten Parteien sowie auch Rechtsanwälte und Institutionen. Darüber hinaus sollten an dieser Stelle auch Schadensnummer des Falls und die Bankverbindung des jeweiligen Mandanten vermerkt sein. Wichtig ist auch, dass eine Spalte für die Eintragung von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen vorliegt, so dass auch in diesem Bereich ein sicherer Überblick gewährleistet werden kann. Oft kann es an dieser Stelle auch sinnvoll sein, für den Zahlungsverlauf ein neues Blatt zu erstellen, damit der Handaktenbogen übersichtlich bleibt. Zusätzlich gehört auch die Prozessregisternummer in den Handaktenbogen. Alle Informationen sollten dann zum einen schriftlich in der Akte vermerkt werden sowie auch in der elektronischen Akte vorliegen. Zusätzlich sollten natürlich auch alle Kontaktdaten des zuständigen Gerichtes, inklusive Fax und Telefondaten vermerkt sein und das Aktenzeichen des jeweiligen Falls. Ein besonders wichtiger Vermerk sollte sich auf alle Fristen beziehen, die es unbedingt einzuhalten gilt und auch dort ist das dazugehörige Aktenzeichnen zu vermerken. Diese Fristen sollten möglichst in einer eigenen Spalte eingetragen sein, damit sie auf den ersten Blick ersichtlich werden.

Grundsätzlich sollte nicht alle Akten in Bezug auf die normale Aktenführung archiviert werden. Vor allem ist hier bei der Archivierung von Unterlagen wie Originaldokumenten und somit Testamenten, Urkunden oder Anerkenntnissen Vorsicht geboten. Wichtige Dokumente wie diese sollten grundsätzlich im Tresor der Kanzlei gesichert und aufbewahrt werden. Dazu gehören auch Unterlagen, welche dazu dienen, die Ansprüche eines Mandanten zu sichern, was beispielsweise bei bestehenden Urteilen der Fall ist. Diese gehören nicht in die Handakte, da sie meist im Verlauf immer wieder benötigt werden. Hierzu sollte eine spezielle Handakte angelegt werden.

In verschiedenen Fällen kann es dazu kommen, dass ein Mandant einen besonderen Dokumentationsvorgang erfordert, so dass eine Akte bald nicht mehr ausreichend ist, damit alle Schriftstücke sinnvoll archiviert werden können. Ist dies der Fall, so muss eine neue Akte, auch als Folgeakte bezeichnet, angelegt werden, welche auch auf den ersten Blick als solche gekennzeichnet ist. Dies begründet, warum die meisten Akten mit römischen Zahlen versehen werden sollten, damit ersichtlich wird, wenn es sich um eine Folgeakte handelt. Darüber hinaus sollte natürlich auch auf dem Deckblatt einer Akte vermerkt werden, dass eine Folgeakte erstellt wurde. Dies verhindert, dass ein Schriftstück in die alten Akte archiviert wird. Mitarbeiter einer Kanzlei sollten wissen, dass alle noch nicht abgerechneten Gebühren in die neue Akte übertragen werden, damit sie nicht übersehen werden können.

In verschiedenen Fällen kann es vorkommen, dass zu einem laufenden Verfahren eine Akte erstellt werden muss, die parallel zu einer anderen verläuft und auch als Parallelakte bezeichnet wird. Dies kommt vor allem dann vor, wenn zwei unterschiedliche Gerichte in einem Fall Zuständigkeit haben, da ohne eine Parallelakte kein wirklich sinnvoller Überblick mehr zu gewährleisten wäre. Darüber hinaus ist eine Parallelakte auch im Falle einer Zwangsvollstreckung notwendig, damit die einzelnen Verfahren sauber und übersichtlich voneinander getrennt werden können. Auf diese Weise können keine wichtigen Verfahrenspunkte übersehen werden.

Grundsätzlich sollte immer geprüft werden, ob der komplette Abschluss eines Verfahrens bereits stattgefunden hat, bevor die Akte der Ablage vollständig zugeordnet wird. Oft werden Akten in einigen Kanzleien vorschnell geschlossen, obwohl es im Verfahren noch offene Vorgänge gibt. Das bedeutet, dass es oft dazu kommt, dass Nachrechnungen erstellt werden müssen, weil z. B. Gerichtskosten noch nicht in der alten Rechnung aufgeführt wurden. Dies bietet allerdings Nachteilen, da der Mandant wohl kaum über eine zweite Rechnung begeistert sein wird, wenn er die erste bereits bezahlt hat und zum anderen bedeutet es zusätzliche Aufwendungen für die Mitarbeiter der Kanzlei. Aus diesem Grund ist es immer sinnvoll, eine Kontrolle darüber vorzunehmen, ob alle Gebühren bereits abgerechnet sind sowie auch darüber ob keine weiteren Auslagen vorliegen, die noch nicht erfasst wurden. Ist nach der Kontrolle sichergestellt, dass eine vollständige Erfassung der Kosten etc. erfolgt ist und eine verfahrensgemäße Erledigung stattgefunden hat, kann die Akte mit dem entsprechenden Prüfvermerkt des Mitarbeiters geschlossen werden. Der Prüfvermerk sollte mit Datum und Unterschrift erfolgen. Bevor allerdings die Akte geschlossen wird, erhält der Mandant ein abschließendes Schreiben über die Erledigung der Akte.

Bevor eine Akte endgültig im Rahmen der Aktenführung abgelegt werden kann, müssen entsprechend folgende Punkte genau geprüft werden:

• Ist das Verfahren tatsächlich komplett geschlossen?
• Sind alle Gebühren und Kosten abgerechnet und versandt?
• Sind Beträge noch nicht erstattet worden?
• Ist der Streitwert stimmig?
• Wurden alle Rechnungen beglichen?
• Hat der Mandant ein abschließendes Schriftstück erhalten?
• Wurde ein Ãœberprüfungsvermerkt des Sachbearbeiters mit Datum und Ãœberschrift hinzugefügt?

Wir möchten Sie allerdings an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die Auflistung keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt und lediglich als Beispiel dienen soll. Die Liste kann grundsätzlich ergänzt und auf den eigenen Anspruch und Bedarf angepasst werden.

Wurde eine Akte endgültig abgeschlossen, so muss natürlich auch eine entsprechende Archivierung vorgenommen werden. In den meisten Fällen werden Akten während der Bearbeitung in Hängeordnern aufbewahrt, damit dauerhaft ein schneller und sicherer Zugriff gewährleistet ist. Bei der Archivierung sollten allerdings Standordner verwendet werden. Denn hier findet selten nur noch ein Zugriff statt. Selbst in Bezug darauf, dass man nur ab und an mal Zugriff auf die Akten erfolgt, sollten diesen diese jederzeit auffindbar und greifbar sein, was dadurch gewährleisten werden kann, dass man sich an den Prozessregisternummern orientiert. Durch einen entsprechenden Vermerkt in der Kanzleisoftware, kann diese Akte dann sehr schnell gefunden werden.