Obwohl die Zahl der Unternehmen in Japan rapide abnimmt, entscheiden sich einige Kunden für die Eintragung einer japanischen Zweigniederlassung, weil dies einfacher zu verwalten ist. Sie müssen jedoch sorgfältig die steuerlichen und buchhalterischen Aspekte berücksichtigen, die mit der steuereffizienten Verwaltung einer japanischen Zweigstelle verbunden sind, bevor Sie damit beginnen. Am besten setzt man sich mit einem Rechtsanwalt mit Fokus auf Startups, E-Commerce, Esports und Internationales in Verbindung, welcher sich auf Japan spezialisiert hat.

Zusammenfassend lässt sich das Verfahren für die Eintragung einer japanischen Zweigstelle Ihres Unternehmens wie folgt beschreiben:

Antrag des Verwaltungsrats

Der Vorstand Ihres Unternehmens oder ein vergleichbarer Bevollmächtigter muss einen schriftlichen Antrag oder eine Zustimmung zur Eintragung einer Zweigniederlassung Ihres Unternehmens in Japan beschließen.

Ernennung eines Vertreters für die japanische Zweigniederlassung

Ihr Unternehmen muss einen Japaner oder einen Ausländer mit Wohnsitz in Japan als Vertreter der japanischen Zweigniederlassung benennen.

Eidesstattliche Erklärung des Vertreters

Der Leiter der Zweigniederlassung muss die eidesstattliche Erklärung des Vertreters auf Japanisch verfassen und bei der Botschaft oder dem Konsulat des Landes, in dem Ihr Unternehmen seinen Hauptsitz hat, notariell beglaubigen lassen. Alternativ können auch die Bevollmächtigten Ihres Unternehmens das Dokument beglaubigen. Wenn das Dokument zweisprachig ist, hat nur der japanische Text rechtliche Wirkung. Um die eidesstattliche Erklärung des Vertreters zu erstellen und zu untermauern, benötigt der Leiter des Vertreters die folgenden Informationen und Dokumente:

Name des Unternehmens

Der Name der japanischen Zweigstelle entspricht dem Namen Ihres Unternehmens. Die Zweigstelle von Venture Japan LLC in Japan würde also "Venture Japan LLC" heißen.

Gründungsurkunde und Statuten

Der Vertreter benötigt eine notariell beglaubigte Kopie der aktuellen Satzung und der Statuten Ihres Unternehmens (oder eines gleichwertigen Dokuments), zusammen mit einer japanischen Übersetzung.

Gründungsurkunde

Der Vertreter benötigt eine notariell beglaubigte Kopie der aktuellen Gründungsurkunde (Certificate of Incorporation) Ihres Unternehmens sowie eine japanische Übersetzung.

Genehmigte Aktien, ausgegebene Aktien und eingezahltes Kapital

Der Leiter der japanischen Niederlassung benötigt Angaben über die Anzahl der genehmigten und ausgegebenen Aktien Ihres Unternehmens sowie den aktuellen Betrag des eingezahlten Kapitals.

Geschäftsführer

Der Vertreter benötigt den eingetragenen Namen und die Adresse jedes Vorstandsmitglieds Ihres Unternehmens. Der Name und die Adresse jedes Vorstandsmitglieds sind öffentlich bekannt. Jeder Geschäftsführer sollte sich rechtlich über die gesamtschuldnerische Haftung der Geschäftsführer japanischer Unternehmen beraten lassen.

Angaben zu anderen Niederlassungen

Der Leiter der japanischen Zweigniederlassung benötigt Angaben zu allen anderen Zweigniederlassungen, die Ihr Unternehmen in anderen Ländern der Welt registriert hat.

Umfang der Geschäftstätigkeit

Der Vertreter benötigt Einzelheiten über die geplante Geschäftstätigkeit der japanischen Zweigstelle. Eine Zweigniederlassung in Japan darf nur die in der eidesstattlichen Erklärung des Vertreters beschriebene Tätigkeit ausüben; die Tätigkeit muss auch in der Satzung oder den Statuten Ihres Unternehmens aufgeführt sein. Die japanische Zweigniederlassung kann ihren Geschäftsumfang später ändern, indem sie eine revidierte, notariell beglaubigte eidesstattliche Erklärung des Vertreters zusammen mit einer revidierten Kopie der Satzung oder Zusatzbestimmungen Ihres Unternehmens einreicht, die die Änderung widerspiegelt. Vor allem Unternehmen aus E-Commerce, Esports und Internationales versuchen auf dem japanischen Markt Fuß zu fassen.

Adresse des eingetragenen Firmensitzes

Eine japanische Zweigniederlassung muss eine registrierte Firmenadresse in Japan haben, an der sie offizielle Dokumente erhalten kann.

Datum der Niederlassung

Der Vertreter muss das Datum kennen, an dem die Zweigniederlassung ihre Geschäftstätigkeit in Japan aufgenommen hat. Dies kann bis zu 21 Tage vor dem Datum der Einreichung der eidesstattlichen Erklärung des Vertreters liegen.

Geschäftsjahr

Das Geschäftsjahr einer japanischen Zweigniederlassung kann an jedem beliebigen Tag des Jahres beginnen und muss innerhalb von 12 Monaten nach Beginn enden. Das erste Geschäftsjahr muss innerhalb von 12 Monaten nach dem Datum der Registrierung enden.

Siegel des Vertreters

Der Vertreter einer Zweigniederlassung in Japan muss ein Siegel zur Verwendung auf den offiziellen Dokumenten des Unternehmens registrieren lassen. Die japanische Regierung registriert das Vertretersiegel auf den Namen des Vertreters, so dass nur er oder sie es legal auf Dokumenten verwenden kann. Der Vertreter der Zweigniederlassung muss sein registriertes persönliches Siegel dem Antrag auf Registrierung des Vertretersiegels beifügen. Wenn der stellvertretende Leiter kein Japaner ist und kein eingetragenes persönliches Siegel besitzt, muss er den Antrag unterschreiben und einen notariell beglaubigten Unterschriftsnachweis vorlegen.

Einreichung

Nach der notariellen Beglaubigung der eidesstattlichen Erklärung des Vertreters muss er oder sie diese zusammen mit den übersetzten Kopien der aktuellen Satzung, der Geschäftsordnung und der Gründungsurkunde Ihres Unternehmens sowie dem Dokument zur Registrierung des Vertretersiegels beim Bureau of Legal Affairs in dem Gebiet, in dem die Zweigstelle ihren Sitz hat, einreichen. Zu diesem Zeitpunkt ist die Zweigniederlassung seit ihrer Gründung rechtlich existent, aber ihr Name wird erst nach 7 - 10 Tagen im offiziellen Unternehmensregister erscheinen.

Erhalt der Gründungsurkunde und des Ausweises mit Vertretersiegel

7 - 10 Tage nach der Anmeldung kann der Vertreter der Zweigniederlassung die Eintragungsurkunde der Zweigniederlassung und den Ausweis mit dem Vertretersiegel beim Büro für Rechtsangelegenheiten in dem Gebiet abholen, in dem die Zweigniederlassung ihren eingetragenen Sitz hat.