Als Aufwendungsersatz bezeichnet man den Anspruch und den Ersatz von Aufwendungen, der in vielseitiger Weise entstehen kann. Im Rahmen des Betreuungsrechtes gelten die Sonderreglungen des § 1835 BGB für Betreuer, Vormünder und Pfleger, wobei allgemein auf § 670 BGB verwiesen wird. Ein Aufwendungsersatz kann gemäß § 1835a BGB auch pauschal erfolgen, wobei er allerdings steuerpflichtig ist.

Grundsätzlich hat ein Betreuer Ersatzansprüche in Bezug auf Aufwendungen aus dem Vermögen der zu betreuenden Person. Bei mittellosen Personen wird dieser Anspruch aus der Justizkasse gedeckt. Gemäß § 1835 Abs. 1 BGB ist es allerdings nicht möglich, dass Berufsbetreuer und Vereinsbetreuer Barauslagen zusätzlich zu der pauschalen Betreuervergütung geltend machen können.

Gemäß den geltenden Richtlinien haben ehrenamtliche Betreuer einen Anspruch auf Aufwendungsersatz nach Einzelberechnung, wenn diese keine Pauschale wünschen, sowie auch Betreuer, die durch eine Behörde bestimmt werden, Berufs- und Vereinsbetreuer und Verfahrenspfleger als auch Vormünder und Pfleger generell. Ebenso ist es auch möglich, dass ehrenamtliche Betreuer und auch Berufsbetreuer einen Aufwendungsersatz für berufliche Dienste in Anspruch nehmen können. Dies ist in § 1835 Abs. 3 BGB geregelt.

Für die Geltendmachung des Aufwendungsersatzes gilt eine Ausschlussfrist von 15 Monaten. In dieser Zeit muss der Betreuer den Aufwendungsersatz aus dem bestehenden Vermögen abgerechnet haben oder einen entsprechenden Antrag beim Vormundschaftsgericht stellen.

Zu den Aufwendungen, die ersatzfähig sind, gehören u. a. sogenannte Vermögensopfer, die dem Betreuer während der Ausführung entstehen können. Zu diesen gehören beispielsweise Portokosten, Gebühren für Telefon und Fax, Fotokopierkosten und auch Fahrtkosten, die mit der Betreuung in Zusammenhang stehen. Diese können allerdings nicht als Bargeldauslagen angerechnet werden und es muss ein Beleg vorliegen.

Die Auslagen können jedoch auch pauschal abgerechnet werden. Der Aufwendungsersatz erfolgt durch die zu betreuende Person oder wird deren Vermögen entnommen oder durch die Staatskasse, wenn die betreute Person als mittellos gilt.