Als Betriebskosten werden die durch eine Immobilie laufend entstehenden Kosten bezeichnet. Fallen Kosten nur einmalig an, gelten sie nicht als Betriebskosten, auch wenn sie für den Erhalt nötig waren.

Die Betriebskosten sind in § 1 Betriebskostenverordnung ( BetrKV) gesetzlich festgeschrieben. Demnach sind Betriebskosten alle, dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend anfallenden Kosten. Grundsätzlich muss der Eigentümer der Immobilie die Betriebskosten tragen, auch wenn er die Immobilie vermietet hat. In solch einem Fall wird in der Regel mit dem Mieter eine Betriebskostenvereinbarung getroffen. Sollte keine solch eine Vereinbarung zur Zahlung der Betriebskosten getroffen werden, ist der Mieter zur Zahlung dieser auch nicht verpflichtet.

Die anfallenden Betriebskosten werden entweder in Form einer Pauschale oder regelmäßiger in Form einer monatlichen Vorauszahlung gezahlt, welche dann einmal jährlich durch eine Betriebskostenabrechnung abgerechnet werden. Die Vorauszahlung muss in ihrer Höhe angemessen sein. Um formell wirksam zu sein, bedarf eine Betriebskostenabrechnung gemäß § 556 BGB einiger bestimmter Angaben.

Allerdings sind von den Betriebskosten die Verwaltungskosten, die Kosten für eventuell erforderliche Arbeitskräfte sowie die Instandhaltungskosten abzugrenzen.

Gemäß § 2 BetrKV zählen folgende Kosten zu den Betriebskosten:

1. laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Betrieb der zentralen Heizungs- und Abgasanlage
5. Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
6. verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7. möglicher Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs
8. Gebäudereinigung
9. Gartenpflege
10. Beleuchtung (Außenbeleuchtung und Flure)
11. Schornsteinreinigung
12. Sach- und Haftpflichtversicherung
13. Hauswart
14. Betrieb einer Gemeinschafts-Antennenanlage
15. Betrieb von Einrichtungen für die Wäschepflege
16. sonstige Betriebskosten im Sinne des § 1 BetrKV, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind.

Mieter haben durch das Recht auf Einsichtnahme in Originalbelege nach Zugang einer Betriebskostenabrechnung eine wichtige Möglichkeit zur Überprüfung. Bundes- und landesweite Betriebskostenspiegel, welche vom Deutschen Mieterbund und seinen Landesverbänden zur Verfügung gestellt werden, bieten dem Vermieter einen Leitfaden zur Berechnung der Betriebskosten im Rahmen des Gebots der Wirtschaftlichkeit.

Diese Betriebskostenspiegel bieten einen Überblick über von Vermietern tatsächlich abgerechneten Betriebskosten, bezugnehmend auf einen bestimmten Zeitraum, umgerechnet auf Quadratmeter Wohnfläche pro Monat. Grundsätzlich ist aber eine Prüfung im Einzellfall vorzunehmen, da ein Schluss von einem statistisch ausgewiesenen Wert auf tatsächlich zu erwartende Kosten nicht generell möglich ist.