Eine Nebenkostenabrechnung erfolgt zur Umlage aller laufenden Kosten auf den Mieter, welche nicht durch die im Mietvertrag vereinbarte Miete berechnet werden, aber zur Pflege und Wartung eines Hauses bzw. einer Wohnung anfallen. Dabei unterscheidet man „kalte Betriebskosten“ und „warme Betriebskosten“. Als „warme Betriebskosten“ werden alle Kosten bezeichnet, welche durch Heizung und Warmwasserbereitung entstehen. „Kalte Betriebskosten“ sind alle weiteren, zusätzlich laufend anfallenden Kosten, wobei hier die Betonung auf laufend anfallend liegt. Einmalig angefallene Kosten dürfen nicht über eine Nebenkostenabrechnung abgerechnet werden.

In der Regel vereinbaren Vermieter und Mieter im Mietvertrag eine monatliche Vorauszahlung der Nebenkosten, welche sich günstigerweise der Höhe nach an den Nebenkosten vergangener Jahre orientiert. Einmal jährlich kommt es dann zur Abrechnung der Nebenkostenvorauszahlung durch den Vermieter, wobei zu wenig gezahlte Nebenkosten in einer Nachzahlung veranlagt werden, zu viel gezahlte Nebenkosten kommen hingegen zur Auszahlung.

Dem Mieter muss eine Nebenkostenabrechnung durch klare und übersichtliche Formulierung unkompliziert aufzeigen, was welche Kosten verursacht hat. Grundsätzlich hat der Mieter das Recht, Einblick in die Abrechnungsunterlagen des Vermieters zu erhalten, sollten sich bei ihm irgendwelche Unklarheiten ergeben haben.

Der Bundesgerichtshof verpflichtet den Vermieter zu folgenden Angaben in einer Nebenkostenabrechnung:

• die Gesamtkosten müssen aufgestellt werden
• der der Nebenkostenabrechnung zugrunde gelegte Verteilerschlüssel muss angegeben und erläutert werden
• der Anteil des Mieters muss berechnet werden
• die Vorauszahlungen des Mieters müssen abgezogen werden.

In der Gesamtkostenaufstellung müssen die Betriebskostenarten getrennt dargestellt werden, wobei jeder einzelne Punkt der angefallenen Betriebskosten für den Mieter klar erkennbar daraus hervorgehen muss. Ist das nicht der Fall, ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam. Der Vermieter unterliegt der Pflicht, für eine zuverlässige Erfassung des Verbrauchs, Gas- und Wasserzähler installieren zu lassen.

Des weiteren sollte eine Nebenkostenabrechnung noch Name und Anschrift des Vermieters und auch des Mieters enthalten. Der genaue Abrechnungszeitraum muss ebenfalls aus der Abrechnung hervorgehen.

Der in einer Nebenkostenabrechnung zum Einsatz kommende Verteilerschlüssel zeigt auf, wie sich die Nebenkosten auf die einzelnen Wohneinheiten in ihrer Verteilung beziehen. Schon im Mietvertrag können die Verteilerschlüssel vereinbart werden. Sollten keine mietvertraglichen Vereinbarungen erfolgen, gilt eine Verteilung der Nebenkosten nach Wohnfläche. Wird ein Verbrauch durch entsprechend eingerichtete Messgeräte erfasst, darf die Abrechnung dieser Kosten auch nur nach dem Verbrauch erfolgen. Hier greift kein Verteilerschlüssel.

Folgende Arten von Verteilerschlüsseln können für die Abrechnung der Nebenkosten unter anderem verwendet werden:

• Verteilung nach Wohnfläche


• die Verteilung erfolgt im Verhältnis der Wohnfläche des Mieters zur Gesamtwohnfläche


• Verteilung nach Personenzahl


• die Verteilung erfolgt je nach Personenzahl pro Wohneinheit, wobei hier Änderungen innerhalb eines Abrechnungszeitraumes beachtet werden müssen, was zu einem erheblichen Mehraufwand bei der Berechnung der anteiligen Kosten führt


• Verteilung nach Wohneinheiten


• die Verteilung erfolgt nach Wohneinheiten, was nur Sinn macht, wenn alle Wohneinheiten des Gesamtgebäudes annähernd den gleichen Kostenfaktor haben


• Verbrauchsabhängige Verteilung


• die Verteilung der Kosten erfolgt verbrauchsabhängig, was für den Vermieter verpflichtend ist, sobald ein Verbrauch über eingerichtete Messgeräte erfasst wird.