Die Kilometerpauschale ermöglicht die Abrechnung der Fahrtkosten für Fahrten, welche mit einem privaten Fahrzeug aus betrieblichen Gründen durchgeführt werden (beispielsweise bei Dienstreisen). Die Kilometerpauschale wird durch eine Reisekostenabrechnung, welche den Verpflegungsmehraufwand und die Reisekosten beinhaltet, geltend gemacht. Arbeitnehmer können Fahrtkosten für ihren direkten Arbeitsweg in ihrer Steuererklärung veranschlagen. Der amtliche Begriff für Kilometerpauschale, welche auch Pendlerpauschale genannt wird, ist Entfernungspauschale.

Bei der Berechnung der Kilometerpauschale ist es nicht mehr von Bedeutung, welche Art von Fahrzeug genutzt wird und wieviel Fahrtkosten auch wirklich entstanden sind. Selbst bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln kann die Kilometerpauschale mit dem gesamten Betrag geltend gemacht werden. Abgerechnet wird jeder gefahrene Kilometer.

Menschen mit Behinderungen dürfen zwischen Veranschlagung der Kilometerpauschale oder der tatsächlich angefallenen Aufwendungen entscheiden. Ebenso dürfen Arbeitnehmer, welche verschiedene Arbeitsstätten haben, die gesamten tatsächlich angefallenen Aufwendungen geltend machen. Da die Kilometerpauschale keine Vorsteuer enthält, ist es dem Arbeitgeber nicht möglich, diese beim Finanzamt geltend zu machen.

Fahrten, welche aus betrieblichen Gründen durchgeführt werden, beispielsweise Dienstreisen, kann der Arbeitnehmer auf zwei verschiedene Weisen geltend machen:

1. Veranschlageung der tatsächlichen Fahrtkosten in Form von Werbungskosten
2. Geltendmachung einer Reisekostenpauschale für jeden gefahrenen Kilometer.

Für die täglichen Fahrten zur Arbeitsstätte hingegen kann der Arbeitnehmer nur eine Entfernungspauschale geltend machen.

Der große Vorteil der Kilometerpauschale ist der Zeitfaktor. Aufgrund der Pauschalberechnung müssen die tatsächlich anfallenden Kosten nicht aufgeführt werden. Ein Unternehmer muss bei Geltendmachung der Kilometerpauschale keine Privatnutzung des Fahrzeugs darlegen, da es zum privaten Vermögen des Arbeitnehmers gerechnet wird. Somit entfällt die Auflistung von privaten Fahrten für den Arbeitgeber.

Alternativ zur Kilometerpauschale gibt es die Möglichkeit, die gesamten anfallenden Kosten des Fahrzeugs und somit einen individuellen Kilometersatz mithilfe eines Fahrtenbuchs zu ermitteln. Unternehmern wird empfohlen, beide Varianten genau abzuwägen und diese zu wählen, welche vom Ergebnis her die günstigere für ihn ist.

Zu den anfallenden Kosten, welche ermitteln werden können, zählen beispielsweise:

• getankter Kraftstoff
• Kfz-Versicherungen
• Abschreibungs-/ Verschleißkosten
• Garagenmiete
• Kosten für Reparaturen.

Rechtsgrundlage bildet hier das Bundesreisekostengesetz (BRKG), welches die Pauschalen in Abhängigkeit der Art der Fortbewegung listet. Folgende Kilometerpauschalen können für die verschiedenen Fortbewegungsmittel veranschlagt werden:

1. Kraftwagen
• 30 Cent pro gefahrenen Kilometer
• 32 Cent für einen Mitfahrer


2. Motorrad / Motorroller
• 13 Cent pro gefahrenen Kilometer
• 14 Cent für einen Mitfahrer


3. Mofa / Moped
• 8 Cent pro gefahrenen Kilometer


4. Fahrrad
• 5 Cent pro gefahrenen Kilometer.

Für Geschäftsreisen, welche über die Kilometerpauschale abgerechnet werden, können einzelne Rechnungen mit Kosten für Kraftstoff, Abschreibung, Kfz-Versicherungen und ähnliches nicht mehr geltend gemacht, da über die Kilometerpauschale alle anfallenden Kosten abgedeckt sind.